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仕事メールの基本は?件名宛名本文の基本やCC&BCCの使い方も!

お役立ち情報

今の時代は、様々なSNSが増え仕事先の方とのやりとりも電話、メール、LINE、ショートメッセージなど様々な方法が選べます。中国との場合は、LINEが使えないので『wechat』を使えばスムーズなやりとりが出来ます。

使い分けは、相手の好みもありますが、重要な要件はやはりビジネスメールで行いたいものです。そこでメールの基本である件名や署名、そしてCCヤBCCの使い分けをお伝えしていこうと思います。

仕事メールの基本は?

まずは、宛名ですが役職名は付けても付けなくても、どちらでも問題ありません。『○○様』で宛名は統一して良いと思いますが、人によっては、役職名入りを好む方もおられるので、周りの方のメールや相手からのメールなどで判断しましょう。

また社内では『○○さん』で良いと思います。昔であれば、年下の男性は『○○くん』で女性は『○○さん』と呼んでいましたが、昨今ジェンダーレスもあり、男性も女性も目上も目下もすべて『○○さん』とするのが妥当です。

メールソフトには、あらかじめ書名の定型文を作成して保存が出来ます。社外メール用には、『いつもお世話になっております。』と『宜しくお願い致します。』を入れておき最後に自分の住所、会社名、電話番号、名前を署名に入れておくと、毎回書く必要がなく、とても便利な機能です。社内用にも別途、署名を作成しておきましょう。

『お疲れ様です。』と『宜しくお願いします』をあらかじめ書いておき、最後の署名は、ご自身のお名前だけ入れれば良いでしょう。社内だから当然と言えば当然ですけれども。支店がたくさんある会社や部署がたくさんある会社は、支店名や部署名も入れましょう。

仕事メールの件名は要注意!

よくあるメールのあるあるは、メールの件名をメール内容が変わっていてもそのまま使うケースです。あとで検索する時に困ってしまいますし相手にも失礼になりますので、件名はメールの内容が変わった時点で変えるようにしましょう。

また重い添付ファイルが付いたメールは、パソコンの容量ダウンの元になりますのでデーターをパソコンにダウンロードしたらメールは削除するのも忘れずに。私の場合、2〜3ヶ月経過したメールは削除しています。

メール本文の履歴も<引用>という形で残す事が出来ますが、何十回もの引用が付いたメールは、私的にはあまり良いとは思いません。すぐ前に来た相手のメール本文は<引用>として残しても良いと思いますが、それ以前の本文は削除して良いと思います。

なぜなら履歴は、ひとつ前のメールを残しておけば履歴を見る事が出来ますし、長い文章のメールは、本文の文字だけなら大した容量にはなりませんが、先ほど書いたように重い添付ファイルが、延々と残っていたり、何十通ものメール履歴を残しておくのは、パソコンの容量にも影響しますので、要件とは関係のない本文の履歴は、削除する癖を付けましょう。

CCとBCCって何?

CCはカーボンコピーの略語で、BCCはブラインドカーボンコピーの略語です。CCとBCCは、どちらもメールを複数の人に送るための機能ですが、誰が誰にメールを送信したかが分かるかどうかという点で大きな違いがあります。初心者にもわかりやすく説明するために、それぞれの特徴を例え話を使って説明していきます。

CC(カーボンコピー)

CCは、宛先(To)以外にも、メールの内容を共有したい人に送る場合に使用します。

例えば、会社で会議の議事録を共有する場合、

  • 宛先(To): 会議の参加者
  • CC: 上司、同僚

のように設定します。

これは、**宛先(To)**だけでなく、CCに入力された人も、誰が誰にメールを送信したかが分かる仕組みです。

BCC(ブラインドカーボンコピー)

BCCは、CCと同様に、メールの内容を共有したい人に送る場合に使用しますが、誰が誰にメールを送信したかが分からないという特徴があります。

例えば、顧客リストを複数の営業担当者に送る場合、

  • 宛先(To): 各営業担当者
  • BCC: 営業部長

のように設定します。

このように、BCCに入力された人は、他の受信者に自分のメールアドレスが表示されないため、誰が誰にメールを送信したかが分かりません。

使い分けのポイント

CCとBCCを使い分けるポイントは、誰が誰にメールを送信したかが分かるかどうかという点です。

  • 誰が誰に送信したかが分かっても問題ない場合: CC
  • 誰が誰に送信したかが分からないようにしたい場合: BCC

以下に、具体的な使い分け例を紹介します。

CCを使う場合

  • 会議の議事録を共有する
  • プロジェクトの進捗状況を報告する
  • 資料を関係者に送付する

BCCを使う場合

  • 顧客リストを営業担当者に送る
  • 秘密の情報を共有する
  • 大勢の人に一斉送信する〜送信者情報を受信者に知られたくない場合です。

CCとBCCは、どちらもメールを複数の人に送るための機能ですが、誰が誰にメールを送信したかが分かるかどうかという点で大きな違いがあります。それぞれの特徴を理解して、状況に応じて使い分けるようにしましょう。

仕事はすべての事に言える事ですが、常に相手の立場に立って考えましょう。メールも相手がその文章を受信して呼んだときに勘違いがないよう、必ず見直しを1回はして、誤字脱字のチェックやこちらの意図が伝わる文章か?必ずチェックをしてから送信しましょう。

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